Участие в выставках – один из самых эффективных и популярных инструментов маркетинговой политики многих компаний. Этот вид рекламы (хотя назвать участие в выставке рекламой - это сильное упрощение) уже давно стал эффективным инструментом ведения бизнеса, способствуя не только привлечению новых клиентов, но и значительному повышению репутации Вашей компании на рынке, как среди партнеров, так и среди конкурентов.

Довольно часто бывает, что несмотря на затраченные значительные средства, участие в выставке (особенно первой для компании) не приносит должной отдачи. Причина этому кроется, как правило, в не проработанной стратегии участия компании в выставке: начиная от ошибок при принятии решения о целесообразности участия и заканчивая недостаточным освещением предстоящего мероприятия среди партнеров и потенциальных клиентов и неудачным визуальным оформлением выставочного стенда. Чтобы выставка прошла максимально успешно, необходим системный подход.

Специалисты нашего агентства выделяют несколько основных этапов при подготовке и участии компании в выставках:

1 этап: анализ отраслевых выставок;
2 этап: составление плана выставок;
3 этап: выбор площади выставочного стенда и его расположения;
4 этап: подписание договора с организатором выставки;
5 этап: подготовка персонала к выставке;
6 этап: заказ рекламной продукции;
7 этап: оформление выставочного стенда;
8 этап: информирование клиентов и партнеров;
9 этап: работа на выставке;
10 этап: отработка контактов, полученных на выставке;
11 этап: анализ участия компании в выставке;  

Остановимся более подробно на каждом из этих этапов:

Для определения целесообразности участия в той или иной выставке полезно для начала четко представить себе сферу коммерческих интересов компании. Иногда она может захватывать сразу несколько областей деятельности, которые могут быть как смежными, так и совершенно непересекающимися. После уточнения сферы деятельности нужно выписать полный список всех выставок, которые могут представлять для вашей компании интерес. Далее следует уточнить бюджет компании на подобные мероприятия (на ближайший год) и постараться провести сравнительный анализ выставок. Исходными данными здесь могут являться следующие показатели: престижность и представительность выставки, стоимость рекламного контакта с потенциальным клиентом, перспективность выставки, имидж выставки в глазах потенциальных клиентов, наличие у вашей компании интересной информации, которой вы могли бы поделиться с посетителями выставки.

На основании проведенного анализа очертите круг выставок-фаворитов. Их количество следует выбирать исходя из бюджета компании на рекламу. Достоинства той или иной выставки вам расскажут ее организаторы, постарайтесь сконцентрироваться на выяснении всех недостатков выставок. Это может быть, например, неудобное время проведения выставки, высокая стоимость участия, низкая осведомленность среди потребителей, низкая представительность, отсутствие среди участников выставки крупных российских и иностранных компаний, слабая рекламная поддержка и т.д. Вычеркните выставки с самыми серьезными недостатками и осуществите свой окончательный выбор среди фаворитов.

Тут все зависит от вида деятельности вашей компании, ее финансовых возможностей и вашего умения произвести максимум впечатления при помощи минимума средств. Нужно помнить о цели участия в выставке - это может быть имиджевая реклама, функциональная реклама, "разведка боем", исследование потенциала и емкости рынка и так далее. Это позволит определить разумную площадь стенда. Оптимально будет предварительно сходить на выставку как простой посетитель, но это не всегда возможно, т.к. иногда решение об участии в выставке принимается незадолго до ее открытия, особенно это касается молодых компаний, еще недостаточно хорошо знающих рынок. Полезно представить себе вероятность тех или иных направлений движения посетителей на выставке - это поможет вам выбрать наиболее удачное из оставшихся мест на флорплане. Так же не забывайте, что заключать договор с организаторами выставки лучше заранне - вероятность забронировать удачное место гораздо выше, чем если делать это в последний момент.

Данный этап может быть как быстрым, так и долгим - в зависимости от вашего умения читать договора и вести переговоры, а также от наличия в вашей компании грамотного юриста. Довольно часто организаторы выставок помещают в договора совершенно неприемлемые условия, поэтому договора эти все-таки лучше читать, чем просто "подмахивать".

Если ваша компания хочет не просто проспонсировать организаторов выставки, но и еще что-то получить за свои деньги - сотрудники, представляющие вашу компанию на выставке (их еще называют стендисты) должны быть выбраны из самых компетентных, опытных и профессиональных сотрудников компании, а вовсе не из тех, кому в эти дни совершенно нечем заняться. Они же должны помочь подготовиться к стрессовым дням выставки своим менее опытным коллегам. Лучше всего, если ваша компания будет представлена на своем стенде минимум тремя сотрудниками - двое из них могут постоянно находится на стенде, а один - изучать конкурентов и посещать различные выставочные мероприятия.

Без привлекательных раздаточных материалов участие в выставке будет неэффективным. Заранее (за 2-3 месяца) закажите рекламную и сувенирную продукцию для раздачи на выставке. Лучше всего если это будут не просто голые прайс-листы, а фирменные брошюры и буклеты и оригинальные, полезные сувениры.

Оформление стенда в любом случае лучше доверить профессионалам. Выставочное подразделение компании Exlim , имеющее большой опыт в создании эксклюзивных стендов, окажет Вашей компании максимальное содействие в создании действительно эффективного выставочного продукта. Наш комплексный подход применим при создании как сложных высоко бюджетных проектов, так и продуктов, не требующих высоких затрат. Менеджеры рекламно-маркетингового агентства Exlim совместно со специалистами Вашей компании помогут сформулировать и реализовать единую комплексную концепцию, в рамках которой будет предложено как оригинальное креативное решение, так и технические способы его реализации.

Выставка пройдет хуже, чем могла бы, если Вы не пригласите на нее своих уже существующих клиентов и партнеров. И не нужно бояться того, что они найдут на выставке более выгодных и профессиональных партнеров. Чему быть - того не миновать, а имидж компании вы этим приглашением повысите - люди, приглашенные вами, наверняка будут вам за это благодарны, к тому же они наверняка подойдут к вашему стенду и это будет лишним поводом общаться и обсудить ваши совместные проекты.

Сложно описать этот этап в нескольких предложениях - сия тема достойна отдельной книги. Замечу лишь, что вы ни в коем случае не должны занимать на выставке пассивную и выжидательную позицию. С другой стороны, полуголые девушки, насильно пихающие всем посетителям ваши рекламные листовки, мало играют на рост вашей деловой репутации. Больше всего многим людям нравится, когда они обращаются к вам сами, но при этом получают всю интересующую их информацию о вашей компании, ее товарах и услугах в таком объеме, как будто вы только их на этой выставке и ждали. Стендисты обязаны быть психологами, уметь точно распределять свое внимание между посетителями и знать свое дело на 200%. Секретарш, просто раздающих буклеты, на выставку лучше не посылать - перспективным клиентам просто не о чем будет с ними поговорить, а выставка - это в первую очередь общение.

В течение каждого выставочного дня ваши стендисты должны по крупицам собирать ценную информацию: пожелания посетителей вашего стенда, действия и удачные находки конкурентов, рекламную продукцию участников, визитные карточки заинтересовавшихся услугами вашей компании посетителей и многое другое. После выставки эту информацию необходимо как можно быстрее систематизировать и привести в вид, пригодный для аналитики и отработки контактов и связей, полученных на выставке.

Не следует делать поспешных пессимистичных выводов. Конечно хорошо, если прямо на выставке заключены выгодные контракты. Но часто эффект от выставки сразу измерить просто невозможно - это повышение узнаваемости вашей компании на рынке и рост заказов иногда спустя значительное время после ее завершения. Кроме того, учитывайте ценность полученной вами на выставке маркетинговой информации, получить которую иным способом было бы значительно более накладно, а иногда и вовсе невозможно.